Beglaubigungen (Legalisationen / Apostillen)
Legalisation
Im internationalen Verkehr werden schweizerische Urkunden von Privaten, Verwaltungsbehörden und Gerichten im Ausland oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Nebst der ordentlichen Beglaubigung muss zusätzlich eine Überbeglaubigung durch die Kantonskanzlei angebracht werden. Mit ihr bestätigt die Kantonskanzlei die Echtheit der Unterschrift und des Stempels auf dem Dokument sowie die Eigenschaft (die Funktion), in welcher der Unterzeichnende gehandelt hat.
Die Überbeglaubigung der Kantonskanzlei muss dann ihrerseits durch das Konsulat oder die Botschaft des ausländischen Staates in der Schweiz beglaubigt werden. Das ganze Verfahren wird Legalisation genannt.
Apostille
Die Apostille ist eine besondere Art der Überbeglaubigung. Sie bestätigt, wie die Legalisation auch, die Echtheit eines schweizerischen Dokumentes. Das Verfahren ist jedoch im Vergleich zur Legalisation abgekürzt. Ein Dokument, das von der Kantonskanzlei mit einer Überbeglaubigung in Form einer Apostille versehen ist, kann direkt im fremden Staat verwendet werden. Der „Umweg“ über ein Konsulat oder eine Botschaft entfällt. Die Apostille kommt für alle Staaten zur Anwendung, die dem „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der LegalisationÖffnet Link in neuem Fenster“ beigetreten sind (StaatenlisteDownload und öffnen von Vertragsstaaten.pdf).
Was beglaubigt die Kantonskanzlei
Die Kantonskanzlei stellt nur Überbeglaubigungen aus. D.h. es werden ausschliesslich bereits bestehende Beglaubigungen bestätigt. Die Kantonskanzlei macht keine Erstbeglaubigungen von Privatunterschriften, von Kopien etc. Dies ist den öffentlichen Urkundspersonen vorbehalten. Beglaubigt werden nur Unterschriften von berechtigten Personen, deren Unterschrift bei der Kantonskanzlei hinterlegt ist. Es handelt sich dabei um:
- Ratschreiber
- Kantonsgericht
- Obergericht
- Handelsregisterführer
- Leiter Amt für Mittel- und Hochschule und Berufsbildung
- Leiter Fachstelle Gesundheitsfachpersonen und Heilmittelkontrolle
- Leiter Kantonales Lebensmittelinspektorat beider Appenzell
- Leiter Veterinäramt
- Steuerverwaltung
- Gemeindeschreiber
- Grundbuchverwalter
- Leiter der Zivilstandesämter
- Leiter der Erbschaftsämter
- Öffentliche Urkundspersonen gemäss Art. 2 des Beurkundungsgesetzes, also:
- Gemeindeschreiber (ausgenommen in Grundbuchsachen)
- Leiter der Erbschaftsämter im Bereich Ehegüter- und Erbrecht
- Grundbuchverwalter in Grundbuchsachen
- Handelsregisterführer in Handelsregistersachen
- als öffentliche Urkundspersonen registrierte kantonale Anwältinnen und Anwälte - Industrie- und Handelskammer St. Gallen-Appenzell
Was beglaubigt die Kantonskanzlei nicht
Unter Umständen müssen gewisse Dokumente bei anderen Verwaltungsstellen beglaubigt werden.
| Nicht direkt beglaubigt werden: | Zuerst zu beglaubigen durch: |
|---|---|
| Unterschriften von Privatpersonen | kantonale öffentliche Urkundsperson |
| Firmenunterschriften | kantonale öffentliche Urkundsperson |
| Schulzeugnisse/Diplome der kantonalen Schulen | Amt für Mittel- und Hochschulen und BerufsbildungÖffnet Link in neuem Fenster |
| Lehrabschlusszeugnisse | Amt für Mittel- und Hochschulen und BerufsbildungÖffnet Link in neuem Fenster |
| Arztberichte/Arztzeugnisse | Fachstelle Gesundheitsfachpersonen und HeilmittelkontrolleÖffnet Link in neuem Fenster |
| Impfausweise | Fachstelle Gesundheitsfachpersonen und HeilmittelkontrolleÖffnet Link in neuem Fenster |
| Impfstatus/Gesundheitsstatus von Tieren | VeterinäramtÖffnet Link in neuem Fenster |
| Dokumente weitere Gemeindebehörden | GemeindekanzleiÖffnet Link in neuem Fenster |
Die Kantonskanzlei ist zudem nicht zuständig für Urkunden, welche nicht im Kanton selbst erstellt wurden.
| Nicht beglaubigt werden: | Zu beglaubigen durch: |
| Dokumente anderer Kantone | Staatskanzlei/Ämter des Kantons, in dem das Dokument erstellt wurde |
| Eidgenössische Zeugnisse | BundeskanzleiÖffnet Link in neuem Fenster |
| Strafregisterauszüge | BundeskanzleiÖffnet Link in neuem Fenster |
| andere eidgenössische Dokumente | BundeskanzleiÖffnet Link in neuem Fenster |
| Exportzertifikate für Heilmittel mit eidgenössischer Registrierung | SwissmedicÖffnet Link in neuem Fenster |
| Ausländische Dokumente | Konsulat des UrsprunglandesÖffnet Link in neuem Fenster |
Wie kommt man zu einer Beglaubigung
Persönliche Vorsprache
Wir bitten Sie, vorgängig einen Termin zu vereinbaren.
Telefonnummer 071 353 67 87
Postweg
Für einen koordinierten Ablauf sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns Ihr Dokument, vorallem wenn es mehrere sind, unter Angabe des Bestimmungslandes auf dem Postweg zustellen. Für allfällige Rückfragen bitten wir Sie, auf dem Begleitschreiben Ihre Mobile-Nummer oder eine andere Erreichbarkeit zu vermerken. Wir versichern Ihnen, dass Sie innerhalb von einer Woche wieder im Besitze der Unterlagen sind.
Gebühren
| einfache Beglaubigung oder Ausstellung einer Legalisation | Fr. | 15.- | |
| Rücksendung per Post | Fr. | 5.- | |
