Beglaubigungen (Legalisationen / Apostillen)

Legalisation

Im internationalen Verkehr werden schweizerische Urkunden von Privaten, Verwaltungsbehörden und Gerichten im Ausland oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Nebst der ordentlichen Beglaubigung muss zusätzlich eine Überbeglaubigung durch die Kantonskanzlei angebracht werden. Mit ihr bestätigt die Kantonskanzlei die Echtheit der Unterschrift und des Stempels auf dem Dokument sowie die Eigenschaft (die Funktion), in welcher der Unterzeichnende gehandelt hat. Die Überbeglaubigung der Kantonskanzlei muss dann ihrerseits durch das Konsulat oder die Botschaft des ausländischen Staates in der Schweiz beglaubigt werden. Das ganze Verfahren wird Legalisation genannt.

Apostille

Die Apostille ist eine besondere Art der Überbeglaubigung. Sie bestätigt (wie die Legalisation auch) die Echtheit eines schweizerischen Dokumentes. Das Verfahren ist jedoch abgekürzt. Ein Dokument, das von der Kantonskanzlei mit einer Überbeglaubigung in Form einer Apostille versehen ist, kann direkt im fremden Staat verwendet werden (Umweg über Konsulat oder Botschaft entfällt). Die Apostille kommt für alle Staaten zur Anwendung, die dem „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ beigetreten sind (Staatenliste).

Was beglaubigt wird

Die Kantonskanzlei stellt nur Überbeglaubigungen aus; es werden also ausschliesslich bereits bestehende Beglaubigungen bestätigt. Die Kantonskanzlei macht keine Erstbeglaubigungen von Privatunterschriften, von Kopien etc. Dies ist den öffentlichen Urkundspersonen vorbehalten. Beglaubigt werden nur Unterschriften von berechtigten Personen, deren Unterschrift bei der Kantonskanzlei hinterlegt ist. Es handelt sich dabei um:

  • Ratschreiber
  • Kantonsgericht
  • Obergericht
  • Handelsregisterführer
  • Leiter Amt für Mittel- und Hochschule und Berufsbildung
  • Leiter Fachstelle Gesundheitsfachpersonen und Heilmittelkontrolle
  • Leiter Kantonales Lebensmittelinspektorat beider Appenzell
  • Leiter Veterinäramt
  • Steuerverwaltung
  • Gemeindeschreiber
  • Grundbuchverwalter
  • Leiter der Zivilstandsämter
  • Leiter der Erbschaftsämter
  • Industrie- und Handelskammer St. Gallen-Appenzell
  • Öffentliche Urkundspersonen gemäss Art. 2 des Beurkundungsgesetzes, also:

    • Gemeindeschreiber (ausgenommen in Grundbuchsachen)
    • Leiter der Erbschaftsämter im Bereich Ehegüter- und Erbrecht
    • Grundbuchverwalter in Grundbuchsachen
    • Handelsregisterführer in Handelsregistersachen
    • als öffentliche Urkundspersonen registrierte kantonale Anwältinnen und Anwälte

Was NICHT beglaubigt wird

Unter Umständen müssen gewisse Dokumente bei anderen Verwaltungsstellen beglaubigt werden.

Nicht direkt beglaubigt werden: Zuerst zu beglaubigen durch:
Unterschriften von Privatpersonen kantonale öffentliche Urkundsperson
Firmenunterschriften kantonale öffentliche Urkundsperson
Schulzeugnisse/Diplome der kantonalen Schulen Amt für Mittel- und Hochschulen und Berufsbildung
Lehrabschlusszeugnisse Amt für Mittel- und Hochschulen und Berufsbildung
Arztberichte/Arztzeugnisse Fachstelle Gesundheitsfachpersonen
Impfausweise Fachstelle Gesundheitsfachpersonen
Impfstatus/Gesundheitsstatus von Tieren Veterinäramt
Dokumente weitere Gemeindebehörden Gemeindekanzleien

Die Kantonskanzlei ist zudem nicht zuständig für Urkunden, welche nicht im Kanton selbst erstellt wurden.

Nicht beglaubigt werden: Zu beglaubigen durch:
Dokumente anderer Kantone Staatskanzlei/Ämter des Kantons, in dem das Dokument erstellt wurde
Eidgenössische Zeugnisse Bundeskanzlei
Strafregisterauszüge Bundeskanzlei
andere eidgenössische Dokumente Bundeskanzlei
Exportzertifikate für Heilmittel mit eidgenössischer Registrierung Swissmedic
Ausländische Dokumente Konsulat des Ursprunglandes

Wie erhalte ich eine Beglaubigung?

Persönliche Vorsprache

Wir bitten Sie, vorgängig einen Termin zu vereinbaren: Telefonnummer +41 71 353 67 87

Postweg

Für einen koordinierten Ablauf sind wir dankbar, wenn Sie uns das/die Dokument/e unter Angabe des Bestimmungslandes mit der Post zustellen. Für Rückfragen bitten wir Sie, auf dem Begleitschreiben Ihre Mobile-Nummer oder eine andere Erreichbarkeit zu vermerken. Wir versichern Ihnen, dass Sie innerhalb von einer Woche wieder im Besitze der Unterlagen sind.

Gebühren

Die Gebühren sind direkt vor Ort zu begleichen (mittels Barzahlung, EC- oder Postkarte).

  • Fr. 25.-- für eine Beglaubigung oder Ausstellung einer Legalisation
  • Fr. 6.-- für die Rücksendung der Unterlagen per Post eingeschrieben

Passbüro

  • Regierungsgebäude
    Obstmarkt 3
  • 9102 Herisau
  • T: +41 71 353 67 87
  • F: +41 71 353 68 64
  • Öffnungszeiten

  • Montag bis Donnerstag
    07.30-12.00 Uhr / 13.30-17.00 Uhr

    Freitag
    07.30-12.00 Uhr / 13.30-16.30 Uhr

    Terminvereinbarung nach telefonischer Voranmeldung.